Même si la raison s’entend, il n’empêche que la galère des réunions à distance recommence : visages floutés, voix déformées, paroles superposées, mots entrechoqués. Le silence. On attend que l’autre reprenne. On reprend en même temps. On se tait à nouveau. Ne pas couper la parole. Peur d’oublier ce que l’on voulait dire.
Nos réunions ont perdu en spontanéité. Une réunion en ligne, accroît le déficit de communication qui amoindrit le côté humain et émotionnel des réunions. Les gens en sont réduits à dire le strict minimum ; la perception du moral des troupes devient floue, entraînant une motivation aléatoire de se retrouver. Nous nous sommes penchés pour savoir comment compenser à distance, l’interactivité naturelle qui caractérise nos réunions de gaulois.
Faute de banquets, de sangliers et de bagarres, nous avons trouvé notre potion magique dans la digitalisation des réunions.
Voici 5 conseils pour faciliter l’expression des émotions qu’il va s’agir d’exacerber. Ce que vous pouviez percevoir avant, de visu, d’un simple coup d’œil, doit traverser l’écran :
1 – Miser deux fois plus sur la considération que vous portez aux participants. Concrètement, interpellez chacun par son prénom le plus souvent possible. Un prénom donne de l’attention à celui qui est interpellé et fait taire les autres (qui attendent d’être interpellés à leur tour). Vous sentez bien la différence entre « Qu’en pensez-vous ? » et « qu’en pensez-vous Alain, Pierre, Aline ? » ou : « comme tu le disais » et « comme le disait Charles ». Les prénoms exprimés oralement remplacent le coup d’œil qui aurait suffi dans une réunion en présentiel.
2 – Créez un défi ou un but à atteindre à chaque réunion. Il s’agit d’une technique de communication qui consiste à transformer toute information en action. Le but étant de donner de l’importance à l’information. Vous ne lisez pas de la même manière un mail dont l’objet est « pour info » et « pour action ». Faites-vous la différence entre : « Je vais vous parler du protocole que j’aimerais mettre en place » et «Je souhaite qu’à la fin de cette réunion, vous me disiez si vous êtes convaincu.e.s que le protocole que je vous présente doit être mis en place». Dans la première acception, l’information est descendante (et implique peu l’auditoire) ; dans la deuxième, elle leur demande une implication forte : celle de dire s’ils sont convaincus ou non. Même si l’information est la même, la manière de l’amener est davantage impliquante.
3 – Utilisez le côté ludique du numérique, une sorte de ice breaker de type photolangage, sondage, carte à compléter, nuage de mots. La question du jour peut varier entre la météo des participants, le cadeau de Noël qu’ils ont le plus apprécié, le portrait chinois ou leur rêve le plus fou à l’instant T. Nombre d’outils digitaux (applications, QR Code) vous permettent de rassembler toutes les réponses en deux ou trois minutes.
4 – Remplissez un document « on live » : des outils digitaux comme Padlet, jamboard ou un tableau blanc dans certains logiciels d’animation donnent de l’importance aux idées de chacun. Il permet aussi de visualiser le fil conducteur de la réunion.
5 – La digitalisation doit être l’artifice qui nous fait oublier la distance. Elle doit nous donner des moyens faciles, rapides et ludiques pour faciliter l’expression de l’émotion. Il s’agit d’amener les participants à davantage exacerber leurs comportements pour effacer en quelque sorte l’effet de distance qui annihile les perceptions.
Pour finir, voyons le côté positif des choses, ces réunions à distance ne sont-elles pas l’opportunité de se poser la question de l’utilité de nos réunions et d’en réduire drastiquement le nombre ?
Peut-être une résolution 2022 ? Diviser par deux le nombre de réunions !
VOUS COMMENCEZ QUAND ?
Ecrit par Karine Souday, docteure ès lettres.
